探析互联网时代医院档案管理

当前，我国医疗卫生保障事业改革进程加快，人们就医环境得到改善，医院的工作量增加。这种环境下，医院各项工作中所产生的信息资料会随之增加，档案管理人员的管理压力、管理难度较以往有所增加。为此，有必要从理论层面就医院档案管理进行探讨，进一步应用新思路探寻医院档案管理新模式，确保医院档案管理工作更有活力和可持续。

一、医院档案数字化建设的现实意义

（一）提升档案服务水平，彰显医院档案管理价值。过去一段时间内，部分医院档案资源的利用率不高，导致医院档案管理工作边缘化。之所以出现这种情况，主要是纸质类档案资源无法集中进行利用，检索效率也较低。为此，必须要推动档案数字化建设，以数字化的方式对档案资源进行管理和利用。一方面，医院档案来源于医院日常各项工作，不仅能够全面、准确、真实地反映各项工作的具体情况，而且能够详细记录医院各个部门的履职情况。通过对医院档案进行数字化处理，可以更好地通过物联网、互联网传输档案资源，扩大档案资源的利用范围，彰显环境规划档案的价值；另一方面，推进医院档案数字化，实现大数据技术、云储存技术、云计算技术以及其他信息技术与档案管理工作的融合，能够更好地发挥档案资源在决策咨询、决策参考、政策研究、学术研究等领域的作用。

（二）确保医院档案长期保存，减少管理成本。传统纸质档案管理环境下，医院通常较为注重档案室的物理空间建设，需要投入大量的人、财、物在纸质档案管理领域。同时，医院需要耗费相应的成本在档案管护层面，确保档案室的湿度、温度达标。与此相反，数字化档案管理模式可以直接在互联网环境下对档案资源进行管理和利用，突破传统纸质档案管理模式在时空上的局限性，实现长期保存的目标。一方面，档案资源以数据化的格式表现出来，可以更好地保存在计算机、硬盘、云终端以及其他线上终端，保存效率更高；另一方面，互联网环境下只需要侧重于档案安全网络建设，无须考虑档案害虫、档案室温度以及档案室内部的环境。总而言之，依托于“互联网+”环境对档案资源进行管理，优化相应的工作方法，改进档案管理模式，能够有效避免重复操作、重复劳动，节省档案各个环节的管护成本。

二、医院档案数字化建设中存在的不足

（一）制度不完善，难以确保数字化建设的规范度。伴随医院各项工作深入推进，医院档案资源所涵盖的信息面不断拓宽，档案数量随之增加。然而，当前部分医院尚未立足于“互联网+”时代档案事业发展的特点来制定相应的规章制度，无法最大限度地确保医院档案数字化建设的质量。一是分工不明确，档案管理部门与业务部门脱节，难以统筹资源。部分医院档案资源没有经过业务部门相关专责进行处理，直接送交档案管理部门后录入档案管理系统，导致档案资源中的内容过于泛化，无法实现精细化的目标。二是归档范围仍然有待细化，无法做到应收尽收，难以确保档案资源的完整性。同时，部分医院归档时限不明确，业务部门与档案管理部门在信息资料交接、信息资料领域的配合度不高，导致立卷归档衔接度、沟通度低下。一旦立卷归档层面出现问题，容易使得信息资料在堆积过程中丢失。三是部分医院尚未明确图片类、声像类、影像类、文书类等不同类别的信息资料应当采用何种数据格式，后期存在二次加工的问题，影响数据库建设。

（二）医院档案管理数字化程度低，难以最大限度地提升管理效率。现阶段，部分医院尚未全面铺开档案管理数字化工作，难以释放档案管理活力。一是纸质档案数字化转化进程缓慢，许多历史存留的纸质档案资源尚未进行数字化处理，进而无法将其录入档案管理系统。一方面，部分医院人力资源不足，档案管理人员难以在处理增量的同时对历史存留的档案资源进行处理；另一方面，部分医院尚未配备高速扫描仪、微缩相机、文件格式转化器等软硬件设施，无法快速对纸质档案进行数字化分类、编号以及著录。二是档案数据库建设步伐滞后，尚未建设相应的档案资源专题，难以最大限度地发挥档案资源的价值。

（三）档案安全建设滞后，存在一定的安全隐患。从辩证的视角来看，互联网技术虽然能够革新档案管理模式，但也带来了新型挑战。例如，典型的档案安全管理问题。当前，部分医院尚未充分利用新型的信息技术对档案资源进行安全管理。一是对数字水印技术、数字加密技术的应用度不高，档案资源存在被篡改的隐患。二是对于数字密钥技术的应用度不高，难以防范WaaCry、Petya、BadRait等勒索病毒，存在被非法加密、非法勒索的隐患。三是档案安全保密意识不强，安全保密制度缺失。部分档案管理人员对于安全保密技术的应用能力不强，在传输档案资源过程中容易出现纰漏。

文章来源：《系统科学学报》 网址: http://www.xtkxxb.cn/qikandaodu/2021/0629/559.html